Som säkert alla hört och läst så träder en ny dataskyddsförordning ikraft från och med den 25 maj 2018. Den nya förordningen heter GDPR eller på svenska Dataskyddsförordningen och den ersätter PUL (personuppgiftslagen).
Förordningen reglerar på vilket sätt föreningen får spara personuppgifter och vi måste kunna visa till vilken nytta de personuppgifter vi har i olika register finns. Vi får inte spara personuppgifter ”lite för det kan vara bra att ha” utan om nyttan med en uppgift upphört ska uppgiften förstöras. I förordningen förekommer möjligheten till samtycke av föreningens medlemmar. I de fall föreningen har för avsikt att exempelvis föra information vidare eller på annat sätt avyttra medlemsinformation krävs samtycke för detta. Eftersom föreningen inte har något sådant syfte är inte samtycke nödvändigt utan föreningens register ska vägas av registrets syfte och nytta mot den enskildes integritet.
Styrelsen har identifierat i sin preliminära inventering 2 register av personuppgifter som förekommer i föreningen. Det vi kallar för lägenhets- och medlemsregister som är lagrat på Realportal på Revisorsringen med uppgifter om alla medlemmar, Styrelsens bedömning är att dessa register är nödvändiga för att kunna upprätthålla verksamheten och har dessutom grund i ett lagkrav, reglerat i jordabalken. Som sådan är jordabalken en särlag som ”tar över” dataskyddsförordningen.
Styrelsen har pågående arbete med inventering och kartläggning kring övrig persondata. Medlem har rätt att kostnadsfritt en gång per år få ett utdrag ur våra register med det som gäller medlemmen. Begäran ska göras skriftligen och ställas till styrelsen, dit också man skriftligt vänder sig om man anser något vara fel och vill ha rättning.